こんにちは、ご来訪いただいてありがとうございます。今回は、まだまだ試行錯誤している最中ですが、現時点でのタスク管理についてご紹介していきたいと思います。
使っているのは「能率手帳メモティ」という、薄型でメモ重視のもの。これに日付スタンプで1～2カ月分、日付を打っておき、日にちの決まっているタスクは決まったらすぐ書き入れる。朝はその日のページを開いて1日分のタスクを確認。なるたけ粛々とタスクをこなす。ちなみに「提供表印刷」とか「来月短期目標が切れる人の確認」みたいなこともここら辺でやりたいな、と思う日にタスクとして書き入れ、出来なければ翌日以降に回します。
1日のなかで、どんどんタスクが増えるので書き足していきます。電話が繋がらなくて「こちらから掛けます」といったケースも新しいタスク。特に、15時に戻ります、と言われた相手とかは「15:00 石橋tel」とかメモする。仕事してるうちにそういうのすぐ忘れちゃうから。
この例だと、忙しくてたろうさんにアポ取りの電話できなかった…となると、(月)(水)(金)デイなので、次に電話するなら木曜日。次のページに転記。今日やった佐々木さんの担当者会議も、会議録出来てないから右のほうに追記。瀬戸熊さんから電話来て、リハビリの資料頼まれたけどそれも今は探せないからタスクに追加。夕方に見直して、終わったタスクにチェック入れるのも楽しい。「在宅勤務の報告書」「研修資料つくる」「会議の準備」とかも思い付いたら、締め切りの少し前の日に書いておく。
左側はフリーメモスペース。机の上には別にメモ用紙もあるけど、外勤中に電話を受け時にはここに書き込むことが多い。
特に、デイサービス体験後に利用が決まった暁にはAデイと担当者会議調整、他事業所にも照会、ケアプラン作る、体験したけど利用に至らなかったBデイとCデイにお断りの連絡、車の確保…とタスクが増える。思いつく限りのタスクをメモ帳に書いていき、チェックすることで漏れを防ぐようにしています。特にこの方法を始めてから、折り返しの電話をし忘れることは減りました。あと、いろいろ思い付いちゃうので今やっている仕事を中断させてしまうのも減った。良く、支援経過を書いている途中にやることいろいろ思い出して手を止めて電話してしまったり、逆に支援経過に集中することにしたらさっき思い出した「しなきゃいけないこと」をもう思い出せない…みたいな事があった。思い出したらメモ帳に書き出し、またやりかけの仕事に戻る。マルチタスクがこなせない割に頭ごっちゃになりがちなのが大分解消されたのです。問題は今の手帳が廃盤ということ。来年どうしよう。
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