利用者さんごとの、外勤持ち出し用ファイル…というか、クリアホルダとマスキングテープが大好きな話

こんにちは。根がうっかりさんなので、情報漏洩に日々おびえています。小心者ケアマネジャーの佐々木羊子です。

4月には新しい環境でお仕事をするケアマネさんもいらっしゃるかもしれない。
今回は私の、超アナログな仕事環境のお話です。
私たちのお仕事、まさか台帳を外に持ち出したりはできませんが、必要な情報だけは持ち歩かないといけない。持ち歩き用のファイルについて、書いていきたいと思います。

登場人物紹介。新人ケアマネのラム美。居宅2年目。すぐラクをしたがる。指導係の佐々木ようこ先輩。居宅14年目。そこそこまじめだが大志は抱いていない

羊子さんは持ち出し用にファイル作ってますよね。そうね、台帳は事務所に置いておくけど、毎月の利用票、今度渡すと約束したパンフレットなんかは利用者ごとのふぁいりに入れてる。保険者証とか預かることもあるし、ほかの利用者とごっちゃになるとまずいので今のところはクリアホルダがベターかなあ。ちなみにラベリングは18㎜マスキングテープとプロッキー。ほかの用途に変える時もすぐに直せて便利。

そんなわけで、40枚くらいクリアホルダを用意して、異動したら利用者さんの数だけファイルを作ります。持っていくもの、預かるものをこの中に入れておく。一時的だけど、まだ支援経過に入力していない報告書もこの中に入れている。

2コマ目にもありますけど、「次回、介護タクシーの資料をお持ちしますね」と約束したら、忘れないうちにこのクリアホルダに入れちゃう。一月後には私、忘れているので…訪問して、ホルダの中身見て「おおー！」と思い出すこととか、ある。(本当にうっかりケアマネです)

クリアホルダですが、以前はわきのところに一か所だけ利用者さんの名前を付けていました。
机の中の、A４ファイルボックスの中に入れておいて、上から見て探せるように。
しかし、私の外勤用カバンがA4縦型なのですね。(自転車のカゴに入れやすいから）
そうすると、てっぺんのほうにも名前を書いておくことで、外勤中、カバンの中での検索性が一気にアップ！
この個人用ホルダのほかに「地図」「パンフレット」など持ち歩きますが、それも上のほうにマスキングテープを貼ってラベリングしたらとても見やすくなった。なぜこのことに、今まで気づかなかったのか。

机の引き出しの中もそう。一番大きくて平たい、いわゆる「ドラえもんがタイムマシーンにから出てくる引き出し」に入れるものは、クリアホルダの下のほうにラベルを付けておくと、探しやすい。
プロジェクトが終わったらマステをはがして、また別の用途に使えばいいのです。クリアホルダ＋マスキングテープの見出しは、かなり便利です。(セリアで売っている18㎜の白を愛用している）

あ、最後のほうに書いてある、ふせんを裏側にして使って、内側から貼るのも小さなライフハック。
電子化できるところはしていきたいけど、まだまだ紙ベースの資料も多いので、当分こんな感じでアナログな仕事をしていきます。