こんにちは。沢山やらかしの経験のある、居宅ケアマネの佐々木羊子です。
先日、ケアマネの更新月のルーティンについて話をしましたが、そもそも更新の手続きって3か月前から準備が必要だよね…と思い出し、今回はそのことを記事にしていきます。
①更新申請書は内容を利用者さんと確認、その後翌月に役所に提出。②預かり証は介護保険証と引き換えに利用者さんへ渡す③認定情報提供申請書はサインだけ頂いて、預かってくるけども実際に役所に提出するのはだいぶ先（認定が出た後）。
使うタイミングの異なる３つの書類をいっぺんに処理します。
特に確認が必要なのが、主治医意見書をどの病院にお願いするかと、調査時に誰が同席するか？という事ですね。
前回骨折して新規申請だったから整形の先生が書いてくれたけど、今回はかかりつけの内科の先生に書いてもらいたいわ、とか。認知症状が気になるから、最近かかり始めたばかりの物忘れ外来の先生に書いてもらうのもアリとか、そういう相談をします。ご家族が同席を希望するか、ケアマネの同席が必要か？認定調査の連絡先はどこ？とか、実はけっこう細やかな確認が必要な作業です。
ここの確認が雑で、これまでにいろいろな失敗をやらかしましたよ…
申請の内容を確認したら、保険者証を預かって、預かり証を交付。この時、認定情報提供申請書にも一緒にサインをもらってしまう。事務所に戻ったら申請書と保険証は事務さんに提出を依頼。認定状況申請書はわかりやすいところにまとめて取っておく。
（最終コマにあるように、私はもらった順に後ろに入れていく。３か月分つねにある感じなので、一番手前の名前をみて「○○さん、まだ認定でないなー」「認定出たのに提出忘れてたわ」とか思い出すのに役立っている）
このまえ、利用者さんから「あなたが持って行った保険証を返して」って電話がかかってきまして…
ある、ある。医療保険の保険証を持っていたと勘違いされて、病院に行けない…！とか言われるよね。もー、それは説明を尽くすしかないよ。
個人的には、利用者さんの手元に３か月も保険証のない状態が生じるので、不安になるのも仕方ないと思っています。役所に申請手続きすると「資格者証」という、保険証代わりのA4サイズの紙を頂くのですが、これがまた保険証とは似ても似つかないただの紙切れなのでね…
そいで、保険証を預かった次月が「アセスメント月」になるので、私はスケジュール帖の時間のありそうな週に「□狸原さんアセスメント」とタスクとして落とす。
認定調査に同席するなら、その月は、うっかり早めに訪問してしまわないようにするのも大切。いや、訪問してもいいけど、40件とか担当を持っていると効率化も大事です。利用者さんだってそんなに暇なわけではないし。スケジュールのほうに付箋で「狸原さん調査同席！15日過ぎて連絡なければ訪問のアポ入れる」などと書いて、忘れないようにしておきます。
未来の自分に約束とかメモを残すの、ほんとに大事。
うまくメモができるようになると…つまり、自分がどんな事を忘れるかが把握できるようになると、「先月の私、教えてくれてありがとう」みたいになって、ミスが減っていきます。
記事を上げようとしたら、タイトルに書いた話を忘れていた。おまけの２コマ。
認定が切れたらどーすんの？という話ですが、大事件です。
運営基準第８条に（要介護認定の申請に係る援助）という項目がありまして、指定居宅介護支援事業者は、要介護認定の更新の申請が、遅くとも当該利用者が受けている要介護認定の有効期間の満了日の三十日前には行われるよう、必要な援助を行わなければならない。となっていますので、まあケアマネ的にアウトですね。責任問われるやつです。
実は私、１０年位前に、すんでのところでやらかしそうになったことがあります。というか、状況的にはやらかした。請求ソフトに、１年間の認定のところを２年間で入力してしまったのですね。
長期目標が切れるなー、と事業所さんと一緒に利用者さん宅へ担当者会議に伺ったところ、保険者から「更新手続きしてないけど、OK？」みたいな内容の書類が届いていた。
あわてて、持っていたケアプラン原案を暫定ケアプランと扱うことにして、その足で役所に行って更新手続きをした。…いやいや危なかった。あの時ご家族が「こんな書類届いたんですけど」って見せてくれなければ詰んでいた。
すごく仕事を丁寧にされているサービス事業所さんでは、認定期間を気にしてくれて「今月は更新月ですね。担当者会議、日程が決まったら教えてください」などと神のような声掛けをして頂くこともあります。まあ、事業所選びは利用者さんの満足度が一番なのですが、そこに大差がないと「対応がしっかりしている」「制度の理解がしっかりしている」「請求のミスが少ない」「実績が早く届き、見やすい」などという事も考慮に入りますよね。人間だもの。
ちなみに、認定切れで一番よくあるのが「請求ソフト、管理表などへの入力ミス」かと思うのですが、実はそのほかに「入院中になぜか区分変更申請が行われ、そのことが退院後にケアマネに伝わっていなかった」「もともとは２年間あった更新期間が、区分変更で短くなっていた」などという、ホラーのような話も聞いたことがあります。これはもうどうしようもない…というか、状況を説明したら保険者も融通を聞かせてくれたと聞き及んでいます(伝聞なので定かではない)。
私たちは人智の及ぶ範囲で、最善を尽くしましょう。
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